Um gegebenenfalls den Registrierungsprozess für den Kommunikationspartner zu erleichtern, beziehungsweise diesen darauf vorzubereiten, stehen unterschiedliche Registrierungsarten zur Verfügung.
1.Spontaner Kommunikationsbeginn:
Der Sender verfasst eine E-Mail, klassifiziert diese als „Vertraulich“ und versendet sie.
a)Ist kein Initialpasswort konfiguriert, gelangt der Empfänger beim Öffnen des HTML-Anhangs direkt und ohne vorherige Passwort-Eingabe zum unter Schritt 3: Empfänger – Anmelden und einmaliges Registrieren / Abbildung 3a beschriebenen Registrierungsprozess.
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Hinweis: Nachdem die E-Mail beim GINA-Verfahren ausschließlich verschlüsselt übertragen wird, ist auch ohne (Initial-)Passwort die DSGVO Konformität gewährleistet! |
b)Ist eine Initialpasswort konfiguriert, so
i.kann, sofern nur ein Empfänger adressiert wurde und ist dessen Mobilfunk-Nummer bekannt ist, die SMS-fähige Rufnummer bereits im Betreff der E-Mail in der Form [sms:0049 170 1234 5678] angegeben werden. Dadurch wird parallel zum E-Mail Versand eine entsprechende SMS mit dem Initialpasswort an den Empfänger gesendet
ii.wird der Sender über eine GINA-Passwort-Mail aufgefordert, dem Empfänger das Initialpasswort auf parallelem Wege, wie beispielsweise SMS oder Telefon mitzuteilen.
2.Vorbereitete Kommunikation:
a)Soll über die DSGVO Konformität hinaus gewährleistet werden, dass der Inhalt nicht etwa durch Abfangen der E-Mail von einem unbefugten Dritten gelesen werden kann, versendet der Absender zunächst eine Einladungs-E-Mail ohne Initialpasswort und ohne vertraulichen Inhalt an den zukünftigen Kommunikationspartner. Der Empfänger öffnet den HTML-Anhang und der unter Schritt 3: Empfänger – Anmelden und einmaliges Registrieren / Abbildung 3a beschriebene Registrierungsprozess startet, ohne vorherige Passwort-Eingabe.
Nach abgeschlossenen Registrierungsvorgang kann gesichert kommuniziert werden.
b)Über einen Link auf der Webseite des SEPPmail Secure E-Mail Gateway Betreibers gelangt der externe Kommunikationspartner zur GINA-Oberfläche. Über die optionale Funktion „Registrierung“ gelangt der Kommunikationspartner direkt zum Registrierungsprozess. Nach erfolgreichem Registrieren erhält der Kommunikationspartner eine entsprechende Rückmeldung (Abbildung 8) und eine Aktivierungs-E-Mail an die von ihm während des Registrierungsprozesses eingegebene E-Mail Adresse.
Erst nach dem Aufruf des Aktivierungs-Links aus dieser E-Mail wird der GINA-Account generiert.
Abbildung 8: Screenshot - Rückmeldung von GINA über den erfolgreichen Versand der Aktivierungs-E-Mail
