Das Verwenden von Betreffzeilen Schlüsselwörtern - welche bei Bedarf individuell angepasst werden können - gewährleistet die Unabhängigkeit vom eingesetzten E-Mail Client beim Steuern der Appliance.

Ebenso können (X-)Header für das Ansteuern von, auf dem SEPPmail Secure E-Mail Gateway auszuführenden, Aktionen ausgewertet werden. Diese X-Header werden im Standard vom Microsoft Outlook Add-In verwendet, können aber auch in anderen E-Mail Clients, wie etwa IBM Notes mittels angepasster Mail Schablonen oder Novell Groupwise über Vorlagen gesetzt werden.