Das SEPPmail Microsoft Outlook Add-In kann auf Microsoft Windows PC Systemen mit Microsoft Outlook installiert werden. Das Installieren kann sowohl interaktiv, als auch im Silent-Mode erfolgen. Je nach gewählter Installation stehen unterschiedliche Einstellungen (Parameter) zur Verfügung, um die Funktionalität des Add-Ins zu beeinflussen.

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Achtung:

Vom parallelen Einsatz des Add-Ins mit dem X-Platform-Add-In für Microsoft 365 ist dringend Abzuraten.

Dies könnte beim E-Mail Versand zu undefinierten Zuständen und in der Folge zum Nichtausführen der vermeintlich angeforderten Aktionen führen.

Das Add-In stellt in jedem (abgekoppelten!) Outlook Fenster zum Verfassen einer E-Mail (Neu, Weiterleiten, Antworten) Schaltflächen für das Steuern der - in der Regel - kryptographischen Aktionen des SEPPmail Secure E-Mail Gateways zur Verfügung.

Abhängig von den - meist bereits bei der Installation gewählten - Einstellungen erscheinen unterschiedlich viele Schaltflächen, mit unterschiedlichen Standard-Einstellungen (gedrückt / nicht gedrückt).

Die Zustände der Schaltflächen werden beim späteren Versenden einer E-Mail entweder

•als Steuer-Informationen in X-Header geschrieben.

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Hinweis:

(neu in 2.0.7)

Optional können bei diesem Verfahren Kategorien angelegt werden, welche entsprechend der mittels Add-In gewählten Aktion gesetzt werden. Somit kann der Absender im Ordner „Gesendete Elemente“ nachvollziehen, welche Aktion gegebenenfalls über das Add-In beim Versand der E-Mail gewählt wurde.

•optional als Schlüsselwort in die Betreffzeile der E-Mail integriert.

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Hinweis:

Bei Verwenden dieses Verfahrens („Subject-Mode“) werden eventuell manuell der Betreffzeile hinzugefügte Steuerbefehle entfernt, um eventuell entgegengesetzte, doppelte oder ungewollte Anweisungen zu vermeiden.

Der „Subject-Mode“ ist unter Umständen eine Alternative, falls ein zwischen dem Microsoft Outlook Client und dem SEPPmail Secure E-Mail Gateway zwischengeschalteter E-Mail Server X-Header entfernt.
Die durch das Add-In im „Subject-Mode“ hinzugefügten Schlüsselwörter sind auch im „Gesendete Elemente“ Ordner des Absenders auch ohne Kategorisierung nachvollziehbar. Deshalb ist das Kategorisieren in diesem Modus nicht möglich.

Da E-Mails bei adressierten internen Empfängern in der Regel durch den E-Mail Server direkt zugestellt werden, also gar nicht bis zum SEPPmail Secure E-Mail Gateway gelangen, sind diese Steuerbefehle auch im „Posteingang“ dieser Empfänger zu sehen.

Das zentrale SEPPmail Secure E-Mail Gateway System ist bei Eingang der E-Mail in der Lage beide Informationen auszuwerten.

Weiterhin kann zu den Aktionsschaltflächen eine weitere Schaltfläche für „Hilfe“ aktiviert werden, welche eine frei definierbare Webseite im Standardbrowser aufruft.

Ebenso kann bei Bedarf eine Warnung beim Versenden von unverschlüsselten E-Mails ausgegeben werden.

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Hinweis:

Die Warnung wird immer dann ausgegeben, wenn mittels Add-In keine Verschlüsselung angefordert wurde.

Die betreffende E-Mail kann jedoch unter Umständen am SEPPmail Secure E-Mail Gateway dennoch verschlüsselt werden, sofern dort weitere, automatisierte Verschlüsselungskriterien konfiguriert wurden. Im Standard wäre das zum Beispiel eine Domänenverschlüsselung.

Die Anwendung ist mehrsprachig und passt sich der jeweiligen Sprache der Microsoft Outlook-Oberfläche an. Ist die Sprache der Microsoft Outlook-Oberfläche nicht verfügbar, wird Englisch als Standardsprache für das Add-In verwendet.

Derzeit sind folgende Sprachen verfügbar:

•Deutsch

•Englisch

•Französisch

•Italienisch

•Spanisch

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