Auch wenn die seppmail.cloud eine große Menge an Metadaten für jede Nachricht protokolliert, ist das Auffinden von Nachrichten nicht trivial.

Hier ein paar Tipps und Tricks:

Absender (from) und Empfänger (to) Adressen: Envelope und Kopfzeilen (Header)

seppmail.cloud ist ein Nachrichtentransportdienst, daher sind die relevanten Adressen der Envelope Absender (mail from) und der Envelope Empfänger (rcpt to). Die Felder „Absender“ und „Empfänger“ der Nachrichtensuche beziehen sich auf diese beiden Werte.

Die meisten E-Mail-Clients der Endbenutzer zeigen nur Daten aus den Kopfzeilen der Nachrichten an, wie z. B. From-Kopfzeile oder To-Kopfzeile. Diese können sich erheblich von den Envelope-Daten unterscheiden, besonders bei Massenmails. Außerdem sind für abgewiesene Nachrichten keine Kopfzeilen verfügbar, da die E-Mail normalerweise zurückgewiesen wird, bevor die Kopfzeilen übermittelt werden.

Um die From-Kopfzeile Adresse zu suchen, verwenden Sie „Erweitert > Mehr Filter > From-Kopfzeile“. Das Feld From-Kopfzeile durchsucht nur vollständige E-Mail-Adressen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Wildcards verwenden, um eine Domänensuche durchzuführen, z. B. „*@example.com“.

Wenn Sie den Logeintrag immer noch nicht finden können, aber die Nachrichten-ID oder ein anderes eindeutiges Merkmal der E-Mail kennen, empfehlen wir Ihnen die umfangreichen Optionen der Nachrichtensuche zu nutzen.

Wildcards

Fast alle Suchfelder unterstützen Wildcards. Viele Mail-Dienste senden Mails mit einer Absenderadresse wie „user@example.com“, setzen aber eine Envelope-Absenderadresse wie „bounce+userhash@bounces.example.com“. Wenn Sie keine Mail finden, die von „user@example.com“ gesendet wurde, lohnt es sich oft, auch „*.example.com“ zu versuchen.

Um die From-Kopfzeile Adresse zu prüfen, öffnen Sie die Nachrichtendetails, wo solche Daten oben im Feld „Absender“ angezeigt werden, oder überprüfen Sie die Rohdaten im Abschnitt  „Kopfzeilen“ (Sie müssen diesen zuerst ausklappen, um alle Kopfzeilen-Daten vollständig anzuzeigen).

Mailrichtung

Achten Sie bitte auf die Richtung der E-Mail. In den Suchergebnissen ist es oft schwierig, zwischen eingehenden und ausgehenden Mails zu unterscheiden. Verwenden Sie die Richtungsauswahl oben im Suchformular, um sicherzustellen, dass nur eingehende oder ausgehende E-Mails gefunden werden (je nachdem, wonach Sie suchen).

Abweisungen, bei denen Absender und Empfänger gleich sind

Häufiges, beim Support anfallendes Thema: Ihre Suchergebnisse zeigen abgewiesene eingehende Nachrichten, bei denen die Absenderadresse gleich der Empfängeradresse ist. Wenn Sie die Abweisungsdetails überprüfen, sehen Sie sich die Daten des Absenderservers an. Der Sendeversuch stammt oft von einer Einwahlleitung oder einem VPS-Hosting im globalen Süden.

Bitte öffnen Sie keine Support-Anfrage und fragen Sie nicht, warum die E-Mail Ihres Kunden/Mitarbeiters/eigener Mitarbeiter abgewiesen wurde. Sie wurde nicht von Ihrem Kunden/Arbeitnehmer/ Mitarbeitenden abgeschickt.

Fügen Sie auch keinen einen Eintrag in der Willkommensliste hinzu. Was Sie hier sehen, ist ganz normaler Bot-Spam von gehackten DSL-Modems oder Webservern. Die Absender hoffen, dass es einen Willkommenseintrag gibt, der es dem Empfänger ermöglicht, an sich selbst zu senden.

Alte Nachrichten in der Warteschlange (Queue) werden nicht aktualisiert

Die Nachrichtensuche zeigt ein Event-Log an. Jeder Logeintrag einer abgelehnten Nachricht ist permanent und wird nicht aktualisiert. Wenn eine Nachricht vorübergehend abgelehnt wurde (aufgeschoben, defer), wird immer nur das Ablehnungs-Event angezeigt. Für die empfangende Seite gibt es im Mail-Transfer-Protokoll (SMTP) keinen Mechanismus, um nachfolgende Sendeversuche zu korrelieren.

Wenn Sie temporäre Ablehnungen sehen und sich fragen, ob eine Nachricht letztendlich zugestellt wurde, müssen Sie die Warteschlange oder das Zustellungslog des sendenden Servers überprüfen.

Support-Anfrage

Bitte reichen Sie Support-Anfragen so ein, dass eine effiziente Lösung durch den SEPPmail-Support möglich ist.

Wenn eine E-Mail fehlt und nicht über die Nachrichtensuche gefunden werden kann, benötigt das SEPPmail-Support-Team einige relevante Informationen. Je mehr Daten Sie zur Verfügung stellen und je genauer Ihre Angaben sind, desto besser können wir helfen:

• Vollständige Envelope-Absenderadresse und Envelope-Empfängeradresse (nicht From/To Kopfzeile), Datum und genaue Uhrzeit des Sendeversuchs.
• Vollständiger NDR (non-delivery report, Unzustellbarkeitsbericht), wie er beim Absender eingegangen ist. Es ist wichtig, dass die vollständige Fehlermeldung enthalten ist, sie beginnt in der Regel mit so etwas wie „550 5.7.1“. Der Text nach dieser Zahlenfolge ist das, was wir benötigen.
• Protokolle des sendenden Servers, die eine erfolgreiche Zustellung mit einer Warteschlangen-ID zeigen (wie „queued as 4bmdQs30mvz3xbE“), oder Fehlermeldungen, die auf Ablehnung, Netzwerk-/Routing-Probleme, DNS-Auflösungsfehler oder andere Gründe für die Nichtzustellung hinweisen.